AI E AUTOMAZIONI · 8 min di lettura
Un contatto da ricopiare, un report da ricostruire, una richiesta che resta senza risposta: l’AI diventa utile quando entra in un processo concreto. Ecco come scegliere cosa automatizzare e capire se il progetto sta producendo valore.
Rosario Cicero
Founder RC Digital Holding · Advertising e direzione marketing
Cinque applicazioni per marketing e vendite, un metodo per scegliere la prima automazione e un esempio di valutazione economica. Con una regola: ogni flusso deve avere un risultato osservabile e una persona responsabile.
“Vorrei usare l’intelligenza artificiale” descrive una tecnologia, ma lascia aperto il problema da risolvere. Una richiesta più utile è: voglio assegnare le nuove richieste al commerciale corretto senza ricopiarle, oppure voglio ottenere un riepilogo dei dati verificabile prima della riunione settimanale.
La consulenza sull’intelligenza artificiale dovrebbe partire da attività, volumi, strumenti utilizzati e colli di bottiglia. Da qui si decide quali passaggi possono essere automatizzati, quali richiedono un modello AI e quali devono restare sotto controllo umano.
Spesso nello stesso flusso convivono componenti diverse. Trasferire un campo dal modulo al CRM può bastare a un’integrazione tradizionale. Interpretare una richiesta scritta liberamente può richiedere un modello linguistico. Confermare condizioni commerciali può richiedere l’approvazione di una persona.
Raccogli per alcuni giorni le attività ripetitive del team. Per ciascuna annota frequenza, tempo impiegato, errori ricorrenti, strumenti coinvolti e costo di un errore. Questa osservazione evita di iniziare dal processo più vistoso ma meno rilevante.
| Domanda | Cosa verificare |
|---|---|
| Si ripete abbastanza spesso? | Numero di casi settimanali e tempo necessario oggi. |
| I dati sono accessibili? | Fonti, permessi, formato e qualità delle informazioni. |
| Il risultato è controllabile? | Regole di correttezza e campione di casi da verificare. |
| Un errore si può correggere? | Conseguenze dell’errore e possibilità di fermare il flusso. |
| C’è un responsabile? | Persona che approva, gestisce eccezioni e misura gli esiti. |
Un buon primo progetto ha un confine preciso: per esempio, organizzare le richieste di un solo servizio e prepararle per il commerciale. Dopo la verifica si può estendere il flusso. Automatizzare contemporaneamente acquisizione, qualificazione, messaggi e chiusura rende più difficile individuare la causa di un errore.
Consideriamo un esempio illustrativo. Il team prepara 200 schede al mese e impiega mediamente 6 minuti per scheda: sono 20 ore. Un flusso assistito che richieda 2 minuti di controllo per scheda porta il lavoro ricorrente a circa 6 ore e 40 minuti. Il tempo teoricamente liberato è 13 ore e 20 minuti.
Con un costo interno convenzionale di 25€ all’ora, quel tempo vale circa 333€ al mese. Non è automaticamente un risparmio di cassa: dipende da come vengono impiegate le ore liberate. Dalla valutazione vanno inoltre sottratti costi del servizio, manutenzione ed eccezioni, considerando separatamente il costo iniziale del progetto.
Confronta tempo utile liberato, errori evitati e risultati aggiuntivi con costo di avvio e gestione. Se un beneficio non è ancora misurato, trattalo come un’ipotesi da verificare.
Le eccezioni fanno parte del processo: dati incompleti, una fonte non disponibile, un contatto già presente o una risposta AI che necessita di correzione. Il progetto deve prevedere un percorso per questi casi, con una segnalazione leggibile e una persona incaricata di intervenire.
Anche un nuovo tentativo può avere conseguenze: se il primo invio è riuscito ma la conferma è mancata, ripetere tutto può creare un duplicato. Le regole vanno definite per la singola operazione. Strumenti di automazione come Make prevedono funzioni per gestire errori ed esecuzioni; la configurazione concreta dipende dal flusso.
Prima di affidare dati al sistema, stabilisci quali informazioni sono necessarie, chi può accedervi e per quali attività. Usa un insieme limitato di esempi per la prova e documenta le autorizzazioni ai servizi collegati. Il team deve sapere cosa viene automatizzato e cosa richiede una verifica.
Chiedi una descrizione comprensibile di ingresso, passaggi, risultato ed eccezioni. Il preventivo dovrebbe distinguere configurazione iniziale, eventuali abbonamenti, consumi variabili e assistenza. Deve essere chiaro chi aggiorna il flusso quando cambia un modulo, un CRM o una procedura.
Concorda anche un criterio di accettazione: su quali casi proverete il sistema, quale risultato conta come corretto e chi approverà l’avvio. Un video dimostrativo può spiegare il funzionamento, ma la verifica deve includere dati e situazioni rappresentativi del tuo lavoro.
Dopo l’avvio confronta i dati con la situazione iniziale: tempo per pratica, errori, richieste rimaste indietro e costo di gestione. Registra anche le correzioni manuali. Se il flusso viene usato poco, verifica se aggiunge passaggi inutili o se richiede una formazione più concreta.
L’obiettivo è arrivare a un processo che le persone sappiano usare e controllare. Nelle attività di marketing e vendita, l’automazione ha valore quando migliora il lavoro sui contatti, rende disponibili dati utili o libera tempo da destinare ai clienti.
Un’automazione esegue passaggi secondo regole definite. Un modello AI può aiutare a interpretare o generare contenuti. Un progetto può usare entrambi, assegnando a ciascuno i compiti appropriati.
Non necessariamente. Prima si verificano le integrazioni disponibili, la qualità dei dati e i limiti degli strumenti attuali. Cambiare software è una scelta da motivare con il processo richiesto.
Alcuni passaggi possono essere automatizzati, ma bisogna definire destinatari, condizioni, contenuti e gestione delle risposte. Per le comunicazioni commerciali complesse è utile partire da bozze e approvazione umana.
Il costo dipende da processo, integrazioni e controlli necessari. Il preventivo dovrebbe separare avvio, consumi dei servizi, manutenzione e assistenza.
Definisci prima una misura: tempo per attività, errori, richieste gestite o risultati commerciali. Confronta periodi e casi comparabili, includendo costo dei controlli manuali e gestione delle eccezioni.
Descrivi un’attività ripetitiva, gli strumenti che utilizzi e il risultato che vuoi ottenere. Valutiamo il processo e il perimetro di un progetto di automazione.
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Rosario Cicero è il founder di RC Digital Holding S.r.l. Dal 2017 ha gestito oltre 10 milioni di euro di budget pubblicitario per aziende italiane, generando più di 50 milioni di euro di fatturato per i clienti. Speaker Affiliate Expo 2021 (Roma), 2024 (Milano), 2025 (Lago di Garda).